Skip to main content
  Cornell University

The University Faculty

Office of the Dean


Only  the  instructor  of  the  course  has  the  responsibility  and  authority  to  judge  the  quality  of  a  students  work  and  assess  the  appropriate  grade.  No  one  can  overrule  instructors and require them to go against their judgment of the work.

Grading must not be arbitrary or capricious or influenced by illegal discriminatory considerations.

To avoid the influencing of grades by improper consideration or student pressure, a grade,  once  given,  may  only  be  changed  if  an  error  in  the  original  grade  is  claimed  by  the  instructor.  The  instructor  should  be  willing  to  review  the  basis  of  an  assigned  grade with an inquiring student and correct the grade if an error is found.

The evaluation of the quality of the student’s work is solely up to the instructor, but the grade must not contain a punitive element for an offense against academic integrity if the student has been found innocent of this offense by a duly constituted board.

Grading System

In May 1965, the University Faculty adopted the Cornell University Grading System , a letter system of grading with shadings of pluses, minuses, and variations in gradepoint values, as well as a system of symbols to be used in lieu of grades.

The SU System

Alongside the  lettergrade system stands an SU System, in which S means satisfactory, as defined by performance that would be graded C- or higher, and U means unsatisfactory, as defined by performance that would be graded below C-. Grades of S and U are not given gradepopint values or taken into account in computing gradepoint averages.

The  purpose  of  the  S‐U  System  is  to  encourage  students to venture into courses outside their main areas of familiarity without great risk to their  academic  record.    The  border  between  S  and  U  is  not  the  same,  however,  as  that  between  pass  and  fail  in  the  letter grade  system.

Credits toward the fulfillment of graduation requirements are  earned for courses evaluated S but not for those graded U. The various schools and colleges differ in the restrictions they place on the election of S/U grading over letter grading.

But  in  those  courses  where  college  rules  and  course procedures allow it, the election is a student option that must be exercised within the  first seven weeks of the beginning of the term.  Students may not defer the decision in  the hope of first seeing the letter grade they are likely to earn.


The symbol of Incomplete is only appropriate when two basic conditions are  met:  (1)  The student has substantial equity at a passing level in the course with respect  to work completed; and (2) the student has been prevented by circumstances beyond  his/her control, such as illness or family emergency, from completing all of the course  requirements on time.

An Incomplete may not be given merely because a student fails to complete all course  requirements on time.  Such a practice would be open to abuse; by deferring completion  of some major course requirement, a student could gain advantage over his or her  classmates by obtaining additional time to do a superior job.  This is not an option that  may be elected at the students own discretion.

While it is the students responsibility to initiate a request for an Incomplete, reasons for  requesting an Incomplete must be acceptable to the instructor, who establishes specific  makeup requirements.  An Incomplete allows a specified amount of time determined  by the students college of registry, for completing course work.  The instructor has  the option of setting a shorter time limit than that allowed by the students college.

Several colleges require that a statement signed by the instructor be on file indicating  the reason for the Incomplete and the restriction, if any.    The consequences of failure to complete all course work within the time permitted will  depend upon the policy of the students college of registry.  Some colleges convert the  Incomplete symbol to a grade of F; others let the Incomplete stand on the students  transcript.  In either case, the option to make up the work is lost.

It is the responsibility of the student to see that all Incompletes are made up within the  deadline and that the grade change has been properly recorded with the students  college registrar.

Faculty under no circumstances should give an Incomplete due to pressure to meet  the deadline for reporting grades.  The symbol Incomplete becomes a permanent part of  the students transcript, even when a grade is later submitted.

Late Grades

Late grades should be avoided.  They often result in unwarranted academic  actions or even in students not being able to graduate on time.  Furthermore, late grades  must be posted by hand at considerable expense and do not appear on grade slips and  may prevent students from receiving recognition for academic achievement.

Changes in Grades

Each semesters work is an entity and grades are to be assigned for  work completed during the normal period of the semester.  Subsequent changes in
grade  may  be  made  only  in  the  event  that  the  instructor  made  an  error  in  the  assignment of the original grade.  As a matter of equity, grades must not be changed  after the end of a semester because a student may have subsequently done additional  work.

Posting  of  Grades

Posting  of  student  grades  by  name  or  a  personally  identifiable  number is prohibited under the terms of the Family Educational Rights and Privacy Act  of 1974 (FERPA).  However, a student waiver authorizing disclosure of educational  records by means of a personally identifiable number (e.g. a student ID number) is  acceptable provided that such consent is in writing, dated and signed by the student.

[NOTE:  A name or social security number must never be used for this purpose.]  If  instructors use this method, the waiver must be for a specific course; must be for a  specified period of time (semester, academic year, etc.); must specify the records to be  disclosed; and must be retained by the instructor of the course for a period of one year  after its expiration.  Students should not be coerced into signing a waiver, as the law  requires that it be voluntarily given.  Instructors may post grades for students who do  not want their student ID number used by establishing a unique identifier known  only to that student and the instructor.

Last Updated: January 21, 2018 at 7:25 pm